Làm thế nào để so sánh các công ty vận chuyển từ Trung Quốc khác nhau?

Xác định thế nào là một công ty vận tải đường biển Trung Quốc ‘tốt’ thực sự

Việc so sánh các công ty vận tải đường biển Trung Quốc bắt đầu từ việc xác định rõ khái niệm ‘tốt’, vượt xa mức giá cước vận chuyển. Một mức giá vận chuyển đường biển thấp trông rất hấp dẫn trên bảng tính có thể trở nên tốn kém ngay lần đầu tiên khi container bị lỡ chuyến tại một cảng lớn, phải chờ đến chuyến tàu tiếp theo trong suốt một tuần, rồi cuối cùng đến nơi quá muộn cho cửa sổ bán hàng theo mùa. Một công ty vận tải đường biển tốt là công ty mang lại tính dự báo được, chứ không chỉ đơn thuần là một con số thấp.

Tính dự báo dựa trên ba yếu tố: độ chính xác của lịch trình, độ chính xác của tài liệu và chuỗi trách nhiệm rõ ràng khi có sự cố xảy ra. Các hãng vận tải và đại lý giao nhận thường xuyên công bố thời gian vận chuyển thực tế, lập hóa đơn vận tải đầy đủ mà không sai sót và cung cấp một đầu mối duy nhất để xử lý các ngoại lệ mới là những đối tác bảo vệ dòng tiền của nhà nhập khẩu. Khó khăn nằm ở chỗ tài liệu tiếp thị gần như chưa bao giờ kể toàn bộ câu chuyện, do đó việc so sánh cần được xây dựng dựa trên hành vi và dữ liệu, chứ không phải dựa trên những lời hứa trong brochure.

Vượt xa mức cước vận chuyển: Phân tích chi phí tổng thể của việc vận chuyển hàng hóa

Mức cước vận chuyển chỉ là phần nổi của tảng băng chi phí lớn hơn nhiều. Việc so sánh có trách nhiệm đòi hỏi liệt kê tất cả các khoản phí trên cùng một trang và đặt những câu hỏi nghiêm ngặt về những khoản phí bị thiếu. Bảng dưới đây so sánh cách ba loại nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển thường phân bổ các khoản phí của họ, dựa trên các báo giá thu thập được cho một container 40 feet vận chuyển từ miền Nam Trung Quốc đến bờ Tây Hoa Kỳ.

Mức cước cơ bản của nhà giao nhận ngân sách trông rẻ nhất cho đến khi các khoản phụ thu, phí kiểm tra hải quan và phí chờ xe tải phát sinh đột xuất xuất hiện trên hóa đơn cuối cùng. Các mô hình chuyên gia và tích hợp chuyển một mức độ rủi ro khác nhau sang nhà cung cấp, và sự chuyển dịch rủi ro này đáng để trao đổi với bất kỳ ai thường xuyên nhập khẩu.

Cách các cam kết về thời gian vận chuyển thường che giấu phụ thu và chậm trễ

Thời gian vận chuyển là chỉ số được quảng cáo nhiều nhất nhưng thực hiện ít nhất. Dữ liệu từ Sea-Intelligence cho thấy độ tin cậy lịch trình container toàn cầu duy trì dưới 40% trong phần lớn năm 2022 và 2023, với các hãng vận tải hoạt động tốt nhất chỉ đạt mức giữa 50%. Trong bối cảnh đó, thời gian hành trình được báo giá từ Thượng Hải đến Bờ Tây Hoa Kỳ mang tính ước lượng định hướng nhiều hơn là cam kết chắc chắn.

Cơ chế gây chậm trễ thường liên quan trực tiếp đến chi phí. Khi một tàu chở hàng bị đặt quá tải, hãng vận tải sẽ dời hàng hóa có mức ưu tiên thấp hơn sang chuyến tàu tiếp theo. Một đại lý giao nhận ngân sách hạn chế, đặt chỗ trên thị trường tức thời với mức cước tối thiểu, chính là loại hàng hóa đầu tiên bị dời chuyến. Người nhập khẩu lúc đó không phải trả thêm cước biển, nhưng sự chậm trễ khi đến cảng có thể dẫn đến chi phí tồn kho kéo dài hàng tuần, phạt bán lẻ và, đối với một số mặt hàng, thậm chí là hủy đơn hàng hoàn toàn. Do đó, việc so sánh các công ty vận chuyển đòi hỏi phải xem xét danh mục hãng vận tải mà họ sử dụng cũng như yêu cầu lịch sử dời chuyến trên tuyến thương mại cụ thể — chứ không chỉ dựa vào khoảng thời gian vận chuyển chung chung.

Lớp Dịch vụ: Giao tiếp, Chứng từ và Giải quyết Vấn đề

Sự khác biệt giữa một lô hàng được vận chuyển suôn sẻ và một thảm họa thường chỉ nằm ở việc một người nhấc điện thoại lên. Một công ty vận tải giao cho khách hàng một nhân viên phụ trách tài khoản riêng, hoặc ít nhất là một bộ phận vận hành ổn định, có thể phát hiện kịp thời việc ghi sai số lượng hàng trên danh sách đóng gói trước khi thông tin đó xuất hiện trên vận đơn của hãng vận tải. Một khi vận đơn đã được cấp với lỗi sai, việc sửa chữa sẽ tốn thời gian và, trong nhiều lĩnh vực thương mại, còn phải chịu phí điều chỉnh—có thể dao động từ vài chục đến hơn một trăm đô la Mỹ cho mỗi lần sửa.

Tài liệu là nơi sự so sánh giữa các công ty vận chuyển từ Trung Quốc trở nên sâu sắc hơn đáng kể. Các nhà cung cấp hàng đầu kiểm tra trước tính hợp lệ của hóa đơn thương mại và danh sách đóng gói do nhà cung cấp lập, đối chiếu với thư tín dụng hoặc các yêu cầu hải quan nhập khẩu. Họ đánh dấu những mã HS bị thiếu, các mô tả mơ hồ và điều khoản Incoterms không chính xác. Các đối thủ cạnh tranh chi phí thấp hơn thường chuyển tiếp tài liệu mà không xem xét, coi đây chỉ là một bước xử lý qua loa. Những chậm trễ phát sinh tại hải quan đích—đặc biệt ở các thị trường có quy định nghiêm ngặt như Liên minh Châu Âu hoặc Brazil—có thể tốn kém nhiều hơn rất nhiều so với khoản tiết kiệm trên hóa đơn vận chuyển.

Một cơn ác mộng vận chuyển khiến người mua mất hàng tuần và một khoản tiền lên đến năm chữ số

Một thương hiệu nhỏ ở miền nam Hoa Kỳ đặt hàng một container giỏ đựng đồ dệt từ một nhà máy ở miền đông Trung Quốc. Bên nhập khẩu chọn đơn vị giao nhận chỉ dựa trên mức báo giá trực tuyến thấp nhất. Đơn vị giao nhận gửi cho nhà máy một mẫu danh sách đóng gói, và nhà máy điền vào đó các kích thước và trọng lượng ước tính của thùng carton. Không ai kiểm tra những con số này so với đợt sản xuất thực tế.

Khi container đến một cảng lớn tại Hoa Kỳ, Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới đã chọn container này để kiểm tra kỹ lưỡng vì trọng lượng khai báo thấp hơn đáng kể so với trọng lượng thực tế. Việc kiểm tra và thanh tra tiếp theo khiến container phải lưu lại tại cảng trong vài tuần. Phí lưu container tăng vọt lên hàng nghìn đô la Mỹ, việc vận chuyển bằng xe tải phải đặt lại nhiều lần, và nhà nhập khẩu mất một kệ bán lẻ quan trọng do hàng hóa không kịp thời điểm nhập kho then chốt. Sau khi tính cả tiền phạt, chi phí pháp lý để làm rõ hồ sơ khai báo sai và chi phí kho bãi khẩn cấp, tổng chi phí phát sinh lên tới năm chữ số. Số tiền tiết kiệm được từ cước phí vận tải đường biển — yếu tố khởi phát toàn bộ chuỗi sự việc — chỉ vỏn vẹn vài trăm đô la Mỹ.

Danh sách kiểm tra so sánh thực tiễn và cách tiếp cận thông minh hơn

Việc đưa ra hai báo giá cạnh nhau trở nên dễ dàng hơn nhiều nhờ một danh sách kiểm tra nhất quán. Danh sách kiểm tra này cần bao gồm ít nhất năm mục: phân tích chi tiết các khoản phí tại điểm xuất phát và điểm đến, hãng vận tải cụ thể cùng lịch trình luân chuyển tàu, quy trình xem xét trước tài liệu, quy trình xử lý khi container lỡ chuyến tàu, và các phản hồi từ khách hàng khác đang sử dụng cùng tuyến vận chuyển. Yêu cầu đại lý giao nhận cung cấp một hóa đơn cuối cùng mẫu từ một lô hàng đã hoàn tất sẽ tiết lộ nhiều thông tin hơn là một báo giá bóng bẩy.

Lớp thứ hai là kiểm tra xem đối tác vận chuyển có bất kỳ năng lực nội bộ nào tại Trung Quốc ngoài việc đặt chỗ hay không. Khi một nhà cung cấp cũng có nhân sự có thể đến tận nhà máy, xác minh danh sách đóng gói và chụp ảnh hàng hóa trước khi cửa container đóng lại, chuỗi giao tiếp sẽ được rút ngắn đáng kể. Đây chính là điểm mạnh của các công ty kết hợp hỗ trợ tìm nguồn hàng với dịch vụ hậu cần. Bingo đã xây dựng một mô hình kết nối việc giám sát sản xuất ở đầu chuỗi với việc thực hiện vận chuyển ở cuối chuỗi. Điều đó có nghĩa là danh sách đóng gói gửi tới hãng vận chuyển đã khớp với các thùng carton thực tế, mã Hệ thống hài hòa (HS) đã được xác minh dựa trên hóa đơn thương mại, và các mốc vận chuyển có thể theo dõi được từ rất sớm — ngay cả trước khi tàu cập cảng. Đối với bất kỳ ai đang cố so sánh các công ty vận chuyển từ Trung Quốc dựa trên yếu tố sâu hơn mức giá tính theo kilogram, thì lớp kiểm soát bổ sung này sẽ làm thay đổi hoàn toàn phương trình.