Làm thế nào để thương lượng phí vận chuyển từ cửa đến cửa từ Trung Quốc đến Brazil?

Báo giá trông rẻ nhất thường có khả năng tăng cao nhất

Mức cước giao nhận tận nơi từ Trung Quốc đến Brasil hiếm khi là một con số duy nhất. Đó là một chồng các khoản phí được một đại lý giao nhận ghép lại với nhau, và chính phần ‘keo dán’ ấy là nơi tiền được kiếm hoặc bị mất. Một báo giá trông gọn gàng lúc đặt hàng thường bung ra thành nhiều khoản tại điểm đến: phí xử lý tại cảng, phí môi giới hải quan, thuế bang, phí lưu kho sau thời gian miễn phí và phí lập chứng từ mà chẳng ai đề cập trước đó. Vấn đề không nằm ở sự thiếu trung thực. Cấu trúc chi phí tại điểm đến ở Brasil thực sự mờ ám, và nhiều báo giá từ phía Trung Quốc dựa trên những giả định chỉ đúng khi mọi việc diễn ra suôn sẻ.

Cước vận tải đường biển là con số dễ thấy nhất trong chồng phí ấy, đồng thời cũng là khoản mà mọi đại lý giao nhận đều nêu bật đầu tiên, bởi đây là dòng phí duy nhất mà đa số chủ hàng biết cách so sánh. Một đại lý giao nhận giảm nhẹ cước vận tải nhưng tăng thêm phí xử lý tại điểm đến thì chưa hề ‘nhường’ bất cứ điều gì. Thay vào đó, nên xác định cước vận tải ở mức thị trường hợp lý và tập trung năng lượng thương lượng vào những khoản phí biến đổi theo độ trễ và mức độ phức tạp trong thủ tục hải quan.

Cấu trúc thuế của Brazil không phải là một khoản phí, nhưng nó làm thay đổi giá trị thực tế của một khoản phí

Các khoản thuế và lệ phí nhập khẩu tại Brazil được quy định theo pháp luật, chứ không thể thương lượng như cước vận chuyển. Điều có thể thương lượng là bên nào chịu rủi ro khi tính sai các khoản này, cũng như cách thức cấu thành chi phí giao hàng (landed cost) trước khi container rời Trung Quốc.

Các khoản chính bao gồm: thuế nhập khẩu liên bang (II), từ 0 đến 35 phần trăm trên giá trị CIF; thuế tiêu thụ đặc biệt liên bang (IPI), từ 0 đến 30 phần trăm; thuế GTGT cấp tỉnh (ICMS), từ 17 đến 25 phần trăm; và PIS/COFINS, ở mức 11,75 phần trăm. AFRMM — phụ phí tái đầu tư hàng hải — bổ sung thêm 25 phần trăm trên cước vận tải biển đối với hành trình đường dài. Khi cộng dồn, những khoản này có thể làm tăng giá trị CIF thêm từ 60 đến 100 phần trăm, và ở một số nhóm hàng, tổng gánh nặng thậm chí còn cao hơn.

Điểm thực tế: Một báo giá từ cửa đến cửa ghi rõ "đã bao gồm thuế" nhưng không nêu rõ mã NCM dự kiến và mức thuế ICMS sẽ áp dụng thì chưa phải là giá cố định. Hãy yêu cầu mã NCM bằng văn bản trước khi ký hợp đồng. Hãy hỏi rõ mức thuế ICMS của bang nào được áp dụng và điều gì sẽ xảy ra nếu mức thuế ICMS của bang nơi người nhận hàng đặt trụ sở cao hơn mức đó. Những câu trả lời này sẽ giúp phân biệt giữa một đại lý vận tải đã từng làm thủ tục thông quan lô hàng này rồi và một đại lý chỉ đang áp dụng lại bảng giá mẫu.

Chi phí cảng Santos đã làm thay đổi toàn bộ phương trình chi phí tại điểm đến

Santos là cổng vận chuyển container chính từ Trung Quốc sang Brazil, và cơ cấu chi phí ở đây đã thay đổi đáng kể đến mức các báo giá cũ không còn còn hiệu lực. Phí xử lý tại cảng đã tăng mạnh trong những năm gần đây, do đó các báo giá dựa trên dữ liệu chi phí từ vài năm trước thường đánh giá thấp chi phí đầu cuối. Thời gian chờ cập cảng kéo dài, và sự gia tăng lưu lượng hàng hóa gây áp lực lên năng lực bãi chứa và thời gian miễn phí. Con số cụ thể thay đổi tùy theo hợp đồng và mùa vụ, nhưng xu hướng thì nhất quán. Chi phí đầu cuối xứng đáng nhận được sự chú ý đàm phán nhiều hơn mức thông thường.

Những chi phí này không giới hạn trong phạm vi cảng. Chúng lan sang các khoản phụ trội như phí lưu container (demurrage), phí lưu phương tiện vận tải (detention) và phí lưu kho, xuất hiện trên hóa đơn của nhà nhập khẩu vài tuần sau khi hàng hóa đến nơi. Câu hỏi đúng cần đặt ra không phải là "phí THC của anh/chị là bao nhiêu", mà là "các giả định về phí THC và thời gian miễn phí nào được tính vào con số này, và điều gì sẽ kích hoạt việc lập lại hóa đơn."

Bảng dưới đây trình bày các lớp chi phí đầu cuối làm nên khoảng cách giữa một báo giá từ cảng tới cảng và một thỏa thuận thực sự từ cửa tới cửa.

Giấy phép nhập khẩu là một rủi ro về tiến độ, cần đưa vào cuộc trao đổi về phí

Hệ thống cấp giấy phép nhập khẩu của Brasil không phải là một chi tiết phụ. Phần lớn hàng hóa thương mại nhập khẩu đều cần Giấy phép nhập khẩu (Licenca de Importacao) thông qua hệ thống Siscomex, và các giấy phép phi tự động có thể mất vài tuần thay vì vài ngày, trong khi một số quy trình anuencia còn kéo dài hơn nữa. Một sai sót trên vận đơn trong quá trình xác minh thời gian thực theo Siscomex 2.0 có thể kích hoạt đánh giá mức độ rủi ro cao (red-light review), làm chậm thời gian thông quan thêm nhiều ngày.

Hậu quả đàm phán mang tính phản trực quan. Một đại lý giao nhận đưa ra mức giá thấp dựa trên giả định về việc thông quan nhanh chóng và thuận lợi không đồng nghĩa với việc họ đang cung cấp mức giá tốt hơn. Thực tế, đại lý đó đang chuyển rủi ro về tiến độ sang người nhập khẩu mà không tính phí cho rủi ro này. Cấu trúc minh bạch đúng đắn gồm hai con số: (1) mức cước cơ bản từ cửa đến cửa kèm giả định rõ ràng về thời gian thông quan, và (2) mức cước theo ngày cho mỗi ngày chậm trễ do vấn đề giấy phép hoặc đánh giá. Con số thứ hai chính là nửa còn thiếu trong báo giá.

Một trường hợp mà khoản phí tại điểm đến chiếm toàn bộ nội dung đàm phán

Một nhà nhập khẩu cỡ trung bình chuyên về các loại bu-lông công nghiệp đã vận chuyển vài container mỗi tháng từ Ninh Ba đến Santos theo mức giá báo trước trông có vẻ cạnh tranh khi đặt chỗ. Cước biển duy trì ở mức gần tương đương với các đại lý giao nhận khác. Vấn đề phát sinh sau vài tháng, khi phí lưu container và phí lưu kho đối với hai container liên tiếp đã xóa sạch toàn bộ khoản tiết kiệm cước và còn vượt quá mức đó. Các container đến trong thời điểm cầu cảng bị ùn tắc, và thời gian miễn phí hết hạn trước khi đơn vị môi giới hoàn tất quy trình rà soát anuencia do vướng mắc liên quan đến chứng nhận sản phẩm.

Lịch sử hóa đơn cho thấy hãng giao nhận chưa bao giờ báo giá rủi ro phí lưu container tại cảng, và bên nhập khẩu cũng chưa từng yêu cầu điều này. Việc đàm phán lại không xem xét cước vận chuyển đường biển. Thay vào đó, nó tập trung vào ba thay đổi mang tính cấu trúc: (i) một khoản phí đích đến trọn gói cố định, trong đó có giả định rõ ràng về phí xử lý hàng hóa tại cảng (THC), (ii) điều khoản chia sẻ rủi ro đối với chi phí lưu kho vượt quá phạm vi kiểm soát của hãng giao nhận, và (iii) việc rà soát trước các tài liệu khai báo hải quan trước khi tàu rời cảng nhằm phát hiện sớm các vấn đề liên quan đến giấy phép trong lúc tàu đang trên biển. Mức phí tính theo từng container tăng nhẹ. Tuy nhiên, tổng chi phí nhập khẩu thực tế (landed cost) trên mỗi container giảm xuống, bởi vì những sự kiện bất thường (tail events) không còn xuất hiện dưới dạng hóa đơn bất ngờ.

Những nội dung cần ghi rõ bằng văn bản trước khi lô hàng đầu tiên được vận chuyển

Thỏa thuận nên tập trung ít hơn vào một mức giá duy nhất và nhiều hơn vào bản đồ chi phí. Tối thiểu, báo giá bằng văn bản phải nêu rõ phân loại NCM được giả định, mức thuế ICMS và tiểu bang đích, việc có bao gồm khoản phí AFRMM hay không và trên cơ sở nào, số tiền THC và khoảng thời gian miễn phí (free-time), cũng như các điều kiện kích hoạt phí lưu container (demurrage) và phí lưu phương tiện (detention). Thỏa thuận cũng cần nêu rõ bên nào chịu trách nhiệm xử lý giấy phép nhập khẩu và quy trình anuencia, cũng như những gì xảy ra nếu quy trình này kéo dài vượt quá khoảng thời gian miễn phí.

Một đại lý vận tải có khả năng phủ sóng thực sự tại điểm đến sẽ không phản đối những thông tin minh bạch này, bởi chúng bảo vệ cả hai bên trước tranh cãi phát sinh khi container bị kẹt và đồng hồ tính phí vẫn đang chạy. Bingo International Freight khai thác tuyến này với vai trò điều phối dịch vụ từ cửa đến cửa (door-to-door), chứ không chỉ là nơi đặt chỗ, nhờ có mối quan hệ tại điểm đến và kinh nghiệm xử lý chứng từ giúp biến một báo giá thành một cấu trúc chi phí khả thi. Giá trị này thể hiện rõ hơn ở hóa đơn cuối cùng — không gây bất ngờ — chứ không phải ở mức giá nổi bật ban đầu.